ITVT Use Case

ITVT E-Mail-Copilot in Stadtwerk365

Automatisierung der E-Mail-Bearbeitung mit Azure OpenAI für effizienten Kundenservice

Effiziente Kundenkommunikation ist in jeder Branche entscheidend, so auch für Energieversorger. Umso herausfordernder kann es sein, wenn diese Kommunikation durch personelle Engpässe oder hohes Anfragenaufkommen ins Stocken gerät. Ein regionaler Energieversorger aus Deutschland war mit einer solchen Situation konfrontiert und benötigte Unterstützung bei der Bearbeitung von E-Mails durch sein Kundendienstteam.

Mithilfe von Automatisierung und künstlicher Intelligenz aus der Microsoft Azure Cloud konnte gemeinsam mit den Experten von ITVT eine ideale Lösung gefunden werden, die Prozessabläufe im Unternehmen nachhaltig verbesserte.

KI Unterstützung durch E-Mail Copilot

Der regionale Energieversorger ist ein langjähriger Energielieferant in seinem Versorgungsgebiet. Das Leistungsspektrum umfasst die Bereiche Wasserversorgung, Elektromobilität, Erdgasmobilität, Photovoltaik und maßgeschneiderte Wärmelösungen.

Als bestehender Kunde der ITVT CRM-Lösung Stadtwerk365 benötigte das Unternehmen eine effiziente Lösung für die effiziente Bearbeitung von hunderten E-Mails pro Tag im Kundenservice. Die bisher rein manuelle Bearbeitung war zeitaufwändig und führte oft zu längeren Bearbeitungszeiten, sowie Weiterleitungen zwischen verschiedenen Fachabteilungen und Ansprechpartnern, was die Effizienz des Tagesgeschäfts stark beeinträchtigte.

Als Lösung wurde für den Energieversorger der ITVT E-Mail Copilot bereitgestellt, der die E-Mail-Verarbeitung automatisiert und sich nahtlos in die bestehende Stadtwerk365-Kundenservice-App integriert.

Funktionen des ITVT E-Mail Copilot

Der ITVT E-Mail Copilot ist ein von ITVT entwickeltes und bereitgestelltes Produkt. Dieser Copilot besteht aus einer voll funktionsfähigen KI-Lösung, basierend auf Microsoft Azure OpenAI. Der Copilot regelt den E-Mail-Workflow im Kundenservice. E-Mails werden automatisch analysiert und die Kundenanliegen und Inhalte erkannt.

Damit werden E-Mail automatisch an die richtigen Stellen im Unternehmen weitergeleitet. Aufgrund seiner Fähigkeit zur präzisen Erkennung von Inhalten ermöglicht der Copilot darüber hinaus auch vollständige Automatisierung kompletter Prozesse wie Zählerstandsmeldung, Abschlagsoder Stammdatenänderung. Der gesamte Prozessablauf wird dabei automatisch im Dynamics 365 erfasst.

Davon werden in Zukunft auch andere Energieversorger profitieren

  • Intelligentes Routing – das System leitet alle E-Mails im Stadtwerk365-Kundenservice-Modul automatisch und korrekt an die zuständigen Sachbearbeiter weiter.
  • Prozessautomatisierung – Inhalte wie Kundennummern, Zählerstände und Kündigungstermine werden automatisch extrahiert und automatisieren wichtige Prozesse wie Abschlagsänderung, Stammdatenanpassung und Zählerstandsmeldungen.
  • Multi-Intent-Fähigkeit – ITVT E-Mail Copilot kann mehrere Kundenanliegen innerhalb der gleichen E-Mail zuverlässig erkennen und separat klassifizieren.
  • Einblicke in Kundeninteraktionen – Der Copilot identifiziert zusätzliche Aspekte der Kommunikation, wie Stimmung und Sprache der Kunden.
  • Präzise Erkennung – das System erkennt und kategorisiert Kundenanliegen und Inhalte mit bisher nie dagewesener Genauigkeit
  • Schnelle Bereitstellung – der Copilot kann sofort in Betrieb genommen werden. Lange und aufwändige Anlernphasen für die KI gehören der Vergangenheit an
  • Dokumentenerkennung – dank der integrierten Azure OCR können nicht nur E-Mails sondern auch gescannte Briefe einfach verarbeitet werden.

Dank digitaler Expertise konnte hier ein deutlicher Mehrwert sowohl im Bereich der Datenqualität als auch bei einer erfolgreichen E-Mail-Kampagne für Preisanpassungen erzielt werden. Wann gehen Sie den Schritt in die Digitalisierung? Wir unterstützen Sie gerne.